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Datenschutz-Grundverordnung neu ab Mai 2018

Die Datenschutz-Grundverordnung wird ab dem 25. Mai 2018 unmittelbar in den Mitgliederstaaten der EU anwendbar sein. Die DS-GVO löst das bis zum 25. Mai 2018 geltende Bundesdatenschutzgesetz ab.Anhören

Datenschutz im Verein – die notwendigen Schritte

Es wird empfohlen, die Checkliste für die Umstellung auf die Datenschutzgrundverordnung (Quelle VIBSS) zu nutzen.Anhören

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Hier gibt es Hinweise (Quelle LfD Niedersachsen). (Verarbeitung = Erhebung, Verarbeitung, Sicherung) Überlegen Sie ….

  • … welche personenbezogenen Daten regelmäßig bzw. immer wiederkehrend erhoben werden: – Mitgliederverwaltung – Verwaltung von Spielpässen – Teilnahme an Veranstaltungen (Tagesaktionen, Freizeiten, …) – etc.
  • … wie diese Daten verarbeitet werden (auf einem PC, in einem Netzwerk, in einer Cloud),
  • … an wen diese Daten weitergegeben werden: – im Vorstand – im Verein, z.B. Abteilungen – an Dritte (Mitgliederverwaltung, Lohnbuchhaltung, …)
  • … wie diese Daten weitergegeben werden – digital, Mail, USB-Stick, … – Papierform
  • … wie diese Daten vor einem Zugriff Dritter gesichert werden.

Dokumentieren Sie die Verarbeitung im Verein im Verarbeitungsverzeichnis – Verantwortlicher (Quelle LfD Niedersachsen). Für den Fall der Auftragsverarbeitung dokumentieren Sie diese im Verarbeitungsverzeichnis – Auftragsverarbeiter (Quelle LfD Niedersachsen).Anhören

Datenschutzbeauftragte

Hier gibt es Hinweise (Quelle LfD Niedersachsen).
Wenn mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, dann ist ein Datenschutzbeauftragte/r zu benennen.

  • Personen sind im Sportverein zum Beispiel
    • der ehrenamtliche Vorstand
    • die ehrenamtliche Abteilungsleitung
    • die Hauptberuflichkeit
    • die nebenberufliche/ehrenamtliche Übungsleitung
  • Nicht relevant ist hierbei der Umfang der Tätigkeit (ehrenamtlich, neben-/hauptberuflich), es zählen „die Anzahl der Köpfe“.
  • Die/der Datenschutzbeauftragte/r sollte aufgrund einer Ausbildung/Berufstätigkeit in besonderer Weise geeignet sein.
  • Prüfen Sie, ob gemeinsam mit anderen Vereinen ein/e Datenschutzbeauftragte/r bestellt werden kann.
  • Für den Fall, dass ein/e Datenschutzbeauftragte/r bestellt werden muss, dann sind seine/ihre Kontaktdaten zu veröffentlichen (z.B. auf der Internetseite) und der zuständigen Aufsichtsbehörde (LfD Niedersachsen) mitzuteilen.Anhören

Informationspflicht

Hinweise (Quelle LfD Niedersachsen)

Mitglieder, Beschäftigte, etc. müssen umfassend über die Erhebung personenbezogener Daten informieren.

  • Beispiel Aufnahmeantrag
    • Pflichtangaben sind Vorname Name, Anschrift, Geburtsdatum für den Zweck der Vertragserfüllung
    • freiwillige Angaben wären: Telefonnummer, Mailadresse, etc.
  • Muster für einen Aufnahmeantrag (Quelle VIBSS).
  • Im Weiteren bestehen für die betroffenen Personen (=Mitglieder) umfassende Auskunfts- und Hinweisrechte.
  • Muster bei einem Auskunftsersuchen (Quelle VIBSS).Anhören

Betroffenenrechte

Die betroffenen Personen (Mitglieder) haben umfassende Rechte. Das Verarbeitungsverzeichnis (siehe oben) bildet eine gute Basis, diesem Recht nachkommen.

Auftragsverarbeitung

Hinweise (Quelle LfD Niedersachsen)

  • Beauftragt der Sportverein bei der Erhebung und/oder Verarbeitung und/oder Sicherung von personenbezogene Daten Dritte (außerhalb des Vereins), dann sollte ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden.
    Bestehende Verträge, die der DS-GVO genügen, können fortgelten.
  • Haben externe Dienstleister durch einen Wartungsvertrag ggf. Zugriff auf personenbezogene Daten, so ist auch mit diesen ein Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschießen.
    Auftragsverarbeitungsvertag Formulierungshilfe (Quelle LfD Niedersachsen)Anhören

Verletzung des Schutzes personenbezogenen Daten

Hackerangriff, Diebstahl eines PCs/Laptops, Verlust eines USB-Sticks etc. könnten auftreten und zu so genannten Datenpannen führen. Diese Datenpannen sind der zuständigen Aufsichtsbehörde innerhalt von 72 Stunden zu melden.

Für tiefergehende Informationen nutzen Sie bitte die Seiten des VIBSS. Anhören